Etiketa videokonferencií pre správny priebeh bez stresu

Videokonferencie sa stali nevyhnutnou súčasťou moderného sveta podnikania a pomáhajú zlepšiť prepojenie členov vzdialených tímov.

Ak nie ste úplne oboznámení s očakávaniami, ktoré sa na vás kladú, keď ste súčasťou videokonferenčného hovoru, je to v poriadku. Sme tu, aby sme vám pomohli osvojiť si pravidlá týkajúce sa etikety videokonferenčných hovorov.

Aby ste sa na najbližšom veľkom stretnutí nedopustili veľkého faux pas, zvážte nasledujúce informácie. Alebo sa o ne podeľte so svojimi kolegami, aby ste im pomohli, keď nabudúce urobia niektorú z týchto chýb.

Etiketa videokonferencií

• Keď nehovoríte, stlmte zvuk.
• Buďte načas.
• Uistite sa, že vaša technológia funguje správne.
• Využívajte technológie na plné zapojenie vzdialených účastníkov.
• Vyberte si správny softvér a hardvér.
• Oblečte si oblečenie vhodné pre danú prácu.
• Správne nasmerujte fotoaparát.
• Majte k dispozícii správne svetlo.
• Pozrite sa do kamery.
• Dávajte pozor.

Ak nehovoríte, stlmte mikrofón

Aj keď nehovoríte a myslíte si, že ste ticho, väčšina mikrofónov dokáže zachytiť malé zvuky v pozadí, napríklad kašeľ, kýchanie alebo písanie. Tieto zvuky môžu ľahko rozptyľovať ostatných účastníkov videokonferencie a môžu byť nepríjemné.

Buďte pripravení pripojiť sa včas

Tento bod by mal byť štandardnou súčasťou každého stretnutia, či už ide o video alebo inú formu. Aj keď sa na fyzickú schôdzku môžete vkradnúť neskoro, pri videokonferencii je všetko lepšie viditeľné. Ak prídete neskoro, budete robiť hluk a rušiť všetkých v miestnosti, ktorí hovoria.

Uistite sa, že vaša technológia funguje správne

Nechcete predsa odložiť stretnutie s dôležitým klientom, pretože váš videokonferenčný systém nefunguje správne. Predtým, ako sa pokúsite získať ďalšieho veľkého investora, musíte urobiť niekoľko testovacích pokusov s internými zamestnancami. Nájdite si niekoho, kto vám bude ochotný pomôcť, a pred začatím prvej videokonferencie sa uistite, že plne rozumiete procesu. Tým sa zabezpečí, že počas samotného podujatia bude všetko prebiehať hladko.

Využívanie technológie na plné zapojenie vzdialených účastníkov

Chcete, aby účastníci vzdialenej videokonferencie mali pocit, že sa môžu zúčastniť a že sú skutočnou súčasťou stretnutia. Našťastie dnes existujú novšie a inteligentnejšie hardvérové možnosti ako kedykoľvek predtým, ktoré môžu zabezpečiť hladší priebeh videokonferencií. To vytvára prirodzenú, konverzačnú atmosféru, ktorá vzdialených účastníkov zaujme oveľa viac ako jednoduché nastavenie webovej kamery.

Výber správneho softvéru a hardvéru

Správny videokonferenčný hardvér je len polovica práce. Potrebujete tiež softvérové riešenie, ktoré môžu vaši zamestnanci používať bez frustrácie a rozsiahleho školenia. Nájdite si riešenie, ktoré bude presne pokrývať vaše požiadavky, a vyhnite sa nákupu ďalších riešení a ich zložitému kombinovaniu.

Noste správne oblečenie

Aj keď je lákavé pracovať celý deň v obľúbenej mikine, zvážte, či si na videokonferencie, na ktorých sa zúčastňujete, neoblečiete profesionálny odev. Nemusíte si obliecť nič luxusné, ale vyberte si niečo, čo by bolo vhodné, keby išlo o osobné stretnutie, nie o virtuálne stretnutie.

Správne rámovanie fotoaparátu

Pri snímaní videa sa uistite, že ste kameru nasmerovali tak, aby ste sa cítili prirodzene a mohli sa pozerať do kamery. Posaďte sa na úroveň očí objektívu a snažte sa nastaviť tak, aby stred vášho tela smeroval nahor. Príliš nízke umiestnenie fotoaparátu môže viesť k nelichotivým a nevhodným uhlom.

Nastavenie správneho svetla

Zlé svetelné podmienky majú veľký vplyv na kvalitu odosielaného videa. Uistite sa, že v miestnosti, v ktorej sa nachádzate, je dostatok svetla. Snažte sa nemiešať prirodzené osvetlenie s kancelárskym osvetlením, pokiaľ vaše kancelárske žiarovky nie sú biele ako denné svetlo.

Pozrite sa do kamery

Častou chybou je, že pri rozhovore so vzdialeným účastníkom sa namiesto kamery pozeráte na videokameru. Hoci sa to môže zdať ako správna vec, v skutočnosti to vyzerá, že sa pozeráte inam a nevenujete pozornosť. Pôsobíte tak odťažitejšie a menej profesionálne. Pohľad do objektívu fotoaparátu je ekvivalentom pohľadu do očí človeka, preto si to nacvičujte, kým sa nebudete cítiť pohodlne.